【選書】段取りが勝負「誰も教えてくれないイベントの教科書」

イベントの教科書
フルタニ
こんにちは、フルタニです。放送局で番組作りをしてました。

動画制作を始めたばかりの人の中には、イベントの収録や運営をセットで学びたいと言う人も多いはず。

イベントの企画や運営方法は、現場FDから叩き上げながら経験で会得するもの。誰も教えてくれません。初めての人でも不安なしに手が出せる50の法則をご紹介します。

誰も教えてくれないイベントの教科書

出演者やスタッフ、そして観客。大人数を仕切るためには段取りが勝負です。こうしたイベントの企画や運営方法は目的に応じて必要な手段が変わることから「これが正解」という方程式があるわけではありません。

したがってマニュアルも参考書もない中、担当者は「習うより慣れろ」と言った感覚で仕事を継承してきました。初心者にとってハードルが高いのは「生ものに近い」作業を求められるものなのかもしれません。

これが正解と言う方程式はなくても、現場で守らなくてはならないルールや、押さえておくべき段取りはあります。課題を一つ一つ確認していくだけでも不安を解消することができるはずです。

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イベントをうまくやるヒント

イベントプロデューサーとして年間100本近くの案件に携わってきた筆者のアドバイスにはヒントが詰まっています。

・紙に書いて、書き出した内容をグループ化して整理する。
・イベント会場は事前に必ず下見しよう。
・出演者選びがイベント成功の鍵
・出演者のプロフィールと写真は、決まったらすぐもらおう。
・もめやすいお金の話は先にしておくこと。
・成功を引き寄せるイベントづくりは、席の配置や目でわかる仕掛け。
・成功するイベントの打ち合わせ時間は短い
・トラブルを想定して、色々な回避策とバサクアップを用意しておく。
・イベントの成否を分ける、最初の雰囲気づくり。
・イベントの成否は集客数ではなく、観客の満足度。


制作現場で見よう見まねで学んできた項目が、整理・言語化されているので初めての人でも理解できます。

例えば、「イベント会場は必ず下見しておこう」と言う項目。初めての人は観客の視点で現場を見がちですが、制作者の立場に立つと見方が変わります。

機材の搬入・搬出のしやすさ。マイクや音響、照明の設営。楽屋からステージまでの導線。楽屋裏のトイレの配置。入場者受け付けのレイアウトなど、現場を見ることで人間系の動きをコントロールするすべが見えてきます。

ワンポイントアドバイス

50の法則以外にも、押さえておくと便利なワンポイントアドバイスも経験則が詰まっているので頭に入れておいて損しません。

当日の司会や出演者人数分のマイクは用意する。人員配置をおろそかにすると小さなトラブルが積み重なって大きな負担になる来場時と退出時の受付の印象でイベントのイメージは大きく変わる。

まとめ

イベントは自分が楽しいと思うことが重要です。著者はそのためには、自分がイベントに参加した時の経験を思い出し、経験値を実際にやる側に振り換えることが大切だと言います。

私も昔、紙に書いて、書き出した内容をグループ化して整理したことを思い出しました。不安はたったそれだけで解消できました。




ABOUTこの記事をかいた人

元テレビ番組制作者。再就職→窓際→WEBコンテンツ制作で復活。64歳にして動画制作に自分の価値を見いだしました。目指すのは地域に根ざした"伝える系"の動画制作です。スキルアップと感謝の気持ちを持ちながら楽しく生きていきます。編集のお手伝いも始める予定です。