たまに聞かれるのが「取材をするときどのように許可願いを書けばいいか」という質問です。
結論から言うと、
- A4用紙1枚にまとめる
- 取材のねらいと公開するメディアをはっきり書く
- 取材希望日時などの情報は漏らさず書く
以上です。
特にねらいは重要。企画者の思いやメッセージの強さが取材先の気持ちを揺さぶります。時間をかければいいというものではありません。
相手の気が変わる場合もあります。取材先の責任者にとにかく早く送ることです。
許可願いはなぜ必要か
取材される側になるとわかります。どんな相手が何を聞きに来るのか、どのメディアに紹介されるのか。期待と不安がいりまじります。
その不安を一瞬で解決するのが取材依頼書なのです。
依頼書に取材の趣旨や条件が簡潔にまとめられているだけで、取材される側はどう言う振る舞いをしたらいいか判断することができます。
あらかじめ取材を内諾していた場合も、文書にまとめられていると間違いを避けることができます。
口約束で済ました場合あとあとトラブルの原因となる場合があります。
事前に聞いていたことと放送された内容が食い違っていたなどのトラブルは、だいたいが取材する側のあやふやな説明やされる側の思い込みが原因です。
許可願いには完成した動画の内容があらかじめまとめられています。取材される側は許可願いに書かれた内容を元に情報を発信する場合もあります。
取材される側の情報発信を助ける広報媒体としての役目も担っていることを忘れないように書きましょう。
許可願いは誰に宛てて書くか
取材先が個人の場合は個人の連絡先に送ります。
タレントや著名人の場合は個人の連絡先が公開されていない場合がほとんどです。その場合は事務所など公開されている連絡先に提出します。
たまに事前に本人と会い、内諾を貰っていたとしても、事務所などの連絡先に確認した上で許可願いを書きます。本人はマネジメントを事務所に任せている場合があります。
別の約束が入っているのを本人が知らない場合もあります。約束の重複を避ける上でも連絡先への確認を忘れないようにしましょう。
どのように書くか
許可願いの構成は「企画意図」と「条件」の二つに分かれます。
例文を見ながら説明します。
●●様 年月日
薪能公演の取材依頼について
「薪能公演」が今年も●月●日、●●で開演されます。
この公演は、刻々と変わりゆく時間の変化や、広い空間を活用した環境との調和など見所も多く自然環境と地域文化を繋ぐ公共性の高い企画です。こうした企画が成立するのも、伝統芸能と近代的な空間の調和があってのこと。公演を支える側から見た思いを、動画を通じて広く伝えたいと考えています。そこで、企画を支える施設側の関係者の方にお話を伺いたく思います。公演を控えた中ご多忙とは存じますがご検討よろしくお願い致します。
取材者の情報(社名、部署、担当) 電話番号
記
メディア(放送局など)
「薪能公演」～伝統芸能を支える施設の魅力とは～
ねらい
初演から今年で●年目を迎えた「薪能」が今年も●月●日●●で開演された。番組では企画の狙いについて紹介する。
主催意図についてのインタビューと公演撮影
インタビュー内容
・動機について
・施設の魅力について
・お客様に対するサービスについて
※公演の撮影については予約席からを想定します
※インタビューを含めた動画の正味時間は３分程度とします。
３ 取材希望日時 ●月●日（●曜日）公演前（30分程度）
４ 希望場所 公演会場周辺
５ 取材者 １名（動画班）
６ 備考 撮影の条件についてはインタビュー前に確認し条件を遵守して行います。薪能の撮影については、ニュース企画であることから、能と狂言であることが分かる程度の映像と能舞台の空間を希望しますが、条件等施設側の負担にならない範囲内で行います。
例文はかなり細かく書きましたが、説明は正確に書いておいた方が信頼されやすくなります。
企画意図の部分は文書の定型です。相手先を左上に、右上に文書作成日時を書きます。
行を開け、中央にやや大きな字で表題を書き、改行して依頼文を書きます。
文書の下部は条件を具体的に書きます。動画撮影の場合見落としがちなのは取材・撮影の人数です。
取材する側は当たり前だと思っていても、される側からすると撮影にやってきた人数に驚く場合があります。
受け入れ側の負担を避けることもあり、取材人数や取材所用時間などを明確にしましょう。
取材対象がイベントなどの権利関係が絡む場合は、撮影する範囲や禁止事項などに注意が必要です。
ここまでは取材ができるがここからはダメという場合があります。腕章着用で取材が可能という場合もあります。
取材日時が未定の場合は但し書きを明記します。日程調整は着地点を探りながら具体的に提案します。
撮影のかかる経費や報酬などが想定される場合はその旨明記します。
断られないようにするには
- 依頼者の肩書き、連絡先などの情報はもれなく記載する。
- 依頼文は熱意が伝わるように書く。
ある程度場数を踏むと、取材許可が取れそうな相手かそうでないかは顔色や態度でそれとなくわかるようになります。しかし、取材経験が浅いうちは相手の感触がわからないと思います。
それでも粘り強く熱意を示しながら交渉を続けることが大切です。
取材される側の気持ちを考えて依頼書を作ることが、取材のスタートラインです。
